Brain food How to do

Is het tijd om multitasken bij het grofvuil te zetten?

Multitasken kan je het gevoel geven dat je erg productief bezig bent, je werkt immers aan meerdere dingen tegelijk. Maar is multitasken wel zo productief? Of ben je veel productiever als je je op een ding tegelijk focust; monotasken dus?

Onderzoeksresultaten

Hoewel veel mensen die multitasken denken dat ze hier erg goed in zijn, blijkt uit onderzoek dat we veel productiever zijn als we ons op een taak tegelijk focussen.

Studies laten zien dat het 50% langer duurt om een taak te verwezenlijken als je tussendoor wordt onderbroken, daarnaast maak je tot 50% meer fouten. [1]

In een onderzoek van James Watson aan de Universiteit van Utah (2010) [2] hebben deelnemers twee taken tegelijk uitgevoerd. Slechts 2,5% van de deelnemers vertoonde geen afname in productiviteit. Bij de overige 97,5% leed de productiviteit onder het doen van twee taken tegelijkertijd.

Multitasken versus monotasken

Bij multitasken werk je aan meerdere dingen tegelijkertijd. Dit maakt echter dat je dingen niet met je volledige aandacht doet. Veel kleine dingen tegelijkertijd doen wil niet zeggen dat je productiever bent. Aan een taak beginnen kost namelijk het meeste tijd, je hersenen hebben tijd nodig om op te starten en in een flow te komen. Steeds switchen tussen je taken kost dus eigenlijk onnodig veel tijd, daarnaast ben je minder geconcentreerd en gefocust met je taken bezig en voel je je sneller overweldigd.

Bij monotasken werk je aan een ding tegelijkertijd, met aandacht. Als je een bepaalde tijd bewust focust op één belangrijke taak geef je jezelf de mogelijkheid concentratie op te bouwen. Je komt dieper in je taak/in je ‘flow’, wat maakt dat je productiever bent. Monotasken is in feite een goede work-out voor je hersenen; je traint je concentratie en werkt aan een langere spanningsboog. Je bent productiever en ervaart minder stress.

Productiever en minder stress

Tijdens multitasking geef je jezelf eigenlijk niet de kans al je taken af te ronden. Je bent met veel taken tegelijkertijd bezig en per taak waarschijnlijk in een andere fase van het afrondingsproces. Als multitasker moet je daarom goed zijn in het behouden van overzicht; waar ben je allemaal mee bezig en hoever ben je met deze taken. Een gedeelte van de taken blijft waarschijnlijk half afgerond, in de hoop dat het een andere keer weer wordt opgepakt en afgerond.

Heb je een goed overzicht? Geen probleem; de half afgeronde taken worden een andere keer verder opgepakt. Als je het overzicht echter kwijt bent is de kans groot dat half afgeronde taken worden vergeten.

Door een ding tegelijk te doen hou je gemakkelijker overzicht. Je werkt je taken een voor een af. Is de taak nog niet afgerond kun je hem inplannen voor een ander moment. Als je één ding met aandacht doet blijft er daarnaast ook minder ruimte over om je druk te maken, over dingen die je nog moet doen bijvoorbeeld. Je hoeft alleen maar bezig te zijn met de taak die je nu aan het doen bent.

Leren monotasken is dus gunstig voor onze productiviteit en ons vermogen om te focussen. Misschien wordt het dus inderdaad wel tijd om multitasking bij het grof vuil te gooien!? Wil je ook (weer) vaker monotasking gaan toepassen? Hieronder wat tips om mee aan de slag te gaan.

Tips – Monotasken in de praktijk

  • Begin met waar je het meest tegenop ziet, heb je dat maar vast gehad.
  • Houd rekening met wanneer jij het gemakkelijkst gefocust werkt: ’s ochtends, ’s middags, ’s avonds? Plan belangrijke taken die veel aandacht en focus vergen op een tijdstip waarvan je weet dat je je goed kunt focussen. En plan minder belangrijke taken in de uren waarvan je weet dat je minder productief bent.
  • Batch/Categoriseer: doe eenzelfde soort taken na elkaar voor meer productiviteit en focus. Het duurt namelijk een paar minuten voordat je in een taak komt, en bijvoorbeeld de juiste bestanden voor je hebt. Doe je eenzelfde soort taken achter elkaar bespaar je op deze ‘inkom’ tijd en werk je dus veel effectiever.
  • Wissel af tussen grote en kleine, leuke en minder leuke & makkelijke en moeilijke taken.
  • Wanneer je merkt dat je aandacht verslapt is het verstandig om even iets anders te gaan doen, iets eenvoudigs waarvoor je niet je opperste concentratie nodig hebt.
  • Vergroot je focus, maar bouw het langzaam op: als je het lastig vindt om je op een taak tegelijk te focussen is het verstandig dit op te bouwen. Begin met het werken aan een taak voor 20 minuten, neem daarna 5 minuten pauze. Probeer de volgende dag of je dit uit kunt bouwen naar 30 minuten en vervolgens naar 40 minuten. Lukt het om je focus uit te bouwen naar 1 of 2 uur ongestoord, gefocust werken aan 1 taak?
  • Houd een kladblaadje/to do lijst bij de hand waar je dingen die je te binnen schieten kunt opschrijven. Zodat je je weer op de taak waarmee je bezig bent kunt focussen.
  • Creëer een optimale werkomgeving door ongewenste afleiding te elimineren. Word je door ieder berichtje dat binnenkomt op je telefoon afgeleid? Zet tijdens het uitvoeren van een belangrijke taak je telefoon eens op slaapstand.
  • Plan ook tijd in voor je email, social media en/of allerlei randzaken in plaats van tijd aan deze taken te besteden door de dag heen en tussen de bedrijven door. Zodat deze taken niet teveel van je (productieve) tijd ‘opslurpen’.
  • Zet een lekker motiverend muziekje op.
Ben je een multitasker, monotasker of beide?

Heb je nog goede tips die je met ons wilt delen?

Ilvy Lodewijks | lifecoach i.o.
Heb je een (coachings gerelateerde) vraag? Stuur me gerust een mailtje: ilvycoacht@gmail.com

Bronnen:
[1] Robert D. Rogers and Stephen Monsell, “Dept of Processing and the Retention of Words in Episodic Memory,” Journal of Experimental Psychology: General 124, no. 2 (1995).

[2] J.M. Watson and D.L. Strayer, “supertaskers: Profiles in Extraordinary Multitasking Ability,” Psychonomic Bulletin and Review 17, no. 4 (2010).

Bewaren

Bewaren

Geef een reactie